Le contribuable a pour objectif de réduire les dépenses pour avoir le maximum de profit. En fait, celui qui est soumis au régime des bénéfices industriels et commerciaux ou à celui des bénéfices non commerciaux a le droit de déduire du résultat comptable les frais de repas. La prise en charge des frais de repas par l’entreprise n’est pas systématique. Cette disposition est stipulée par la convention collective.
A cette occasion, il devrait y avoir des mesures d’accompagnement telle que l’aménagement du local avec un coin repas, est à envisager.
Les frais de repas peuvent être pris en charges ou remboursés par l’entreprise en totalité ou en partie. Mais de toute manière, il faut que les dépenses engagées soient nécessaires et liées à l’exploitation normale de l’entreprise.
Les dépenses doivent être nécessaires
On peut trouver différentes sortes de repas selon les situations : les repas de déplacement, repas dans le lieu de travail. L’énumération n’est pas exhaustive. La prise en charge des frais de repas est réservée à l’employeur car il s’agit des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise.
En premier lieu, il faut que le repas soit nécessaire pour la réalisation du travail. Au cas où l’usine ou l’entreprise est installée hors de la ville, l’employeur est obligé de fournir des repas aux salariés. Il peut s’agir d’une situation ponctuelle comme en période de formation professionnelle ou visite des sites..
Ensuite, pour être déductible, il faut que la charge de restauration porte sur le repas d‘affaire et qu’elle devienne profitable à l’entreprise. Il en est, également, lorsque le travail est effectué lors des jours fériés ou lors du travail de nuit pour pouvoir bénéficier de la déduction des frais repas.
Les dépenses doivent être justifiées
Pour ne pas y aller par quatre chemins, la justification du repas est indispensable pour la demande de déduction du frais concerné. Elle rentre dans la condition de forme de la déduction des frais de repas. Il s’agit entre autres des factures établies par un établissement légal (restaurant ou traiteur). Il faut que le frais soit effectif et matérialisé par une facture règlementaire.
Il en est de même pour la distance existant entre le lieu de travail par rapport au lieu de résidence du salariés. Il faut que cette distance soit considérable pour justifier la demande de déduction du frais repas. Il se peut que la distance entre lieu de travail et lieu de domicile ne soit pas si importante.
Ces deux exigences sont indispensables sinon la déduction n’est pas valide.
Limites à la déductibilité des frais repas
La déductibilité des frais semble compliquée suite à la lourde responsabilité du gérant.
De surcroît, plusieurs cas peuvent apparaître. Il faut être vigilent pour ne pas se lancer dans la routine. Le gérant doit respecter les textes et les procédures y afférentes au pied de la lettre.
Pour maitriser les dépenses de l’entreprise durant le déjeuner d’affaire du gérant, ce dernier doit préciser le nom et le prénom de son interlocuteur ainsi que la société qu’il représente. En tout état de cause, il ne faut pas oublier que le repas professionnel doit être engagé pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Il ne faut pas négocier avec ceux qui travaillent au noir.
Le texte fixant le montant forfaitaire de frais de repas déductible varie dans le temps. Le montant de frais repas déductible est de 14,15 euro par jour, pour 2021.
Importances de la déductibilité des frais repas
D'une part, du côté de l’Administration fiscale : Le repas des salariés est, souvent, considéré comme un avantage en nature. En cas de déplacement, Les repas des salariés sont à la charge de l’entreprise. A cet effet, ils sont déductibles des charges fiscales et sociales à l’ordre de 5.8 % par repas, sauf si le salarié est en congé. Les restrictions relatives à la déductibilité des frais repas permettent à l’administration de limiter la minoration des bénéfices comptables qui emmènent à la minoration de la base imposable au moment de la déclaration d’impôt sur les revenus. L’administration fiscale fixe les seuils de déduction dont une mise à jour annuelle a été publiée dans le Bulletin Officiel des Finances Publiques. En fait, le site internet des Urssaf a mentionné que la limite d'exonération de la part patronale est évaluée à 5,54 €, en l’année 2021.
D'autre part, du côté du contribuable : Il est à signaler que les repas pris à domicile ne sont pas déductibles car ils constituent des dépenses d'ordre personnel. Les frais de restauration ou frais de repas font parties des dépenses de fonctionnement. Ils constituent des charges permanentes de l’entreprise et que le bon fonctionnement de l’exploitation y dépend. Mais les charges du contribuable varient suivant la nature de l’activité et la taille de l’entreprise.
En un mot, on peut dire que l’Administration et les contribuables sont comme les deux doigts de la main pour le développement économique d’un pays.