Comment faire un événement digital ?

événement digital

L’événement digital désigne un événement en ligne (public ou privé) multi session impliquant l’interaction des personnes et utilisant les outils numériques nécessaires à la pointe de la technologie et respectant les normes RGPD. L’objectif étant de reprendre les modèles d’un événement physique dans un univers numérique et de créer une expérience hautement chaleureuse, interactive et intuitive.

Découvrir les différents types d’événement digital

L’événement digital fait allusion aux aspects d’un événement qui sont présentés aux participants à travers une expérience en ligne. Sur ce, il existe plusieurs modèles d’événement numérique (actualité, littérature, musique, science, sport, etc.). A savoir, les ateliers, les conférences, les événements sur demande, les événements mondiaux round the clock, les journées portes ouvertes, le live, la plénière, la prise de rdv avec des experts ou partenaires, les rassemblements en entreprise, les réunions, les salons (de l’emploi, professionnels), les séminaires, les webinars, les webémissions et etc.

Pour commencer, la conférence digitale, également désignée téléconférence, qui permet d’accroître l’auditoire. En effet, celle-ci fait intervenir plusieurs participants demeurant dans des endroits différents et sont reliés par le potentiel des outils de télécommunication (tels que le Google talk, l’ordinateur ou pc, la radio, le service audio, le service de données, le service vidéo, le skype, le télégraphe, le téléphone, la télévision, le windows live messenger, le yahoo messenger, zoom, etc.). À l’instar des visioconférences ou conférence téléphonique ou du webinaire ou du séminaire en ligne ou des salons professionnels en ligne et bien d’autres.

Puis, le live désigne tout simplement un événement numérique diffusé en direct semblable à une émission télévisée en direct. Aussi, le simulive consiste en une fusion d’un webinaire préenregistrée avec une interaction diffusée en direct. Sur ce, tous les outils numériques audio-vidéo ainsi que la présentation sont préenregistrées pour être présentés au public en direct à une date et heure prédéfinies. En outre, les événements à la demande consistent en un contenu préenregistré auquel un internaute peut l’avoir accès en ligne discrètement. Ici, le contenu peut émaner d’un événement en direct précédent ou avoir été enregistré spécialement sur demande. Par ailleurs, les événements mondiaux round the clock ont été initiés lors de la pandémie covid. Ceux-ci ont été organisés pour la première fois par l’AIDC et l’université d’Alma Mater Europea… Pour en savoir, veuillez suivre ce lien professionnel bisons.io

Différence avec l’événement physique

Depuis les années 2020 jusqu’à ce jour, il existe différentes personnalités qui se sont investies dans le cadre de l’événement digital. En effet, par rapport à son homologue physique, la digitalisation de l’événement constitue un premier geste très recommandé pour lutter ensemble contre le covid et faire évoluer l’univers numérique. Puis, cela participe à la modernisation au service de la fluidité, à la gestion centralisée des datas, à l’optimisation des tarifs prévus pour l’organisation d’un événementiel, à l’optimisation de la coordination des équipes. Aussi, il constitue également une économie de temps et d’énergie…

Conseil pour appel à un organisateur d’événement digital

Il faut toujours privilégier les rumeurs véhiculées par les proches avant de bien s’y investir. Sur ce, n’hésitez surtout pas de bien faire des comparatifs et jouer sur la concurrence des prix de la prestation. Ensuite, il faut faire attention à la qualité de l’offre proposée par la plateforme en ligne organisatrice d’événements digitaux. À savoir : l’animation et pilotage de la plateforme lors de l’événement, l’existence d’un chargé de projet événementiel, la configuration et intégration du contenu, la qualité audio et vidéo, la résolution image, le rapport analytique et débriefe, la rédaction et envoi des invitations ou relances et la réalisation d’un cahier de charge.

Puis, techniquement, veuillez renseigner au préalable les diverses fonctionnalités (accès à différents supports numériques, analytic, atelier ou séminaire ou webinaire en ligne, boite à outils, conférence live digitale, conformité à la RGPD, modalités d’inscription, networking, plénière virtuelle, programme, rapidité et sécurité de la connexion, salon à distance, site vitrine, solution tout en un, visioconférence) sur la plateforme d’événements digitaux et la facilité d’utilisation pour bien s’assurer. Aussi, il faut également observer : la possibilité de faire un essai en ligne avant abonnement, la présence de tutos en ligne pour renforcer votre expérience en la matière, la possibilité d’inclure plusieurs participants, l’assistance en cas de défaillance subite, la rapidité et sécurité du paiement en ligne de la prestation, la facilitation de la gestion de la billetterie, la simplification de l’accueil des invités, la création d’un site d’inscription personnalisable…

Objectifs de l’organisation d’un événement digital

Suite au contexte de covid et l’accessibilité aux différents réseaux sociaux, c’est devenu un recours indispensable pour les particuliers ou professionnels d’organiser leurs événements (amicaux, collégiaux, cordiaux, familiaux, officieux, officiels, etc.) en ligne. Ensuite, les événements digitaux permettent de présenter des rapports et analyse data, de prendre des rdv en ligne avec des experts (agence immobilière, enseignants, marketeurs, médicaux, juristes, financiers, comptables ou thérapeutes) ou partenaires, de réaliser des travaux collectifs et l’intelligence collective, de continuer ses études à distance, d’animer le Team Building, de faire des formations en ligne et de faire une télésurveillance. Puis, le recours à cette plateforme constitue un gain de temps, d’argent, d’énergie par rapport à son homologue physique. Celui-ci demeure plus impactant, plus durable, plus impactant et plus éco-responsable.

En outre, le client peut choisir parmi les différentes offres disponibles. À savoir : les ateliers, les conférences, les conventions, les colloques, les événements sur demande, les événements mondiaux round the clock, les foires, les interviews, les journées portes ouvertes, le lancement de produit, le live, la plénière, la prise de rdv avec des experts ou partenaires, les rassemblements en entreprise, les réunions, les salons (de l’emploi, professionnels), les séminaires, les soirées (clients, entreprises), les tables rondes, le Team building digital, les webinars, les webcasts et les webémissions. Par ailleurs, l’objectif étant de promouvoir le développement de la technologie de l’information et de la télécommunication. Sur ce, il suffit juste de disposer des supports numériques nécessaires et de collaborer avec l’organisateur en ligne pour rendre l’expérience plus intuitive et chaleureuse…

Conseil pour faire un événement digital

Il existe différentes démarches à suivre pour bien faire son événement digital.

De prime abord, vous devez s’équiper d’outils numériques nécessaires et suffisants. comme le smartphone, tablette, iphone ou encore les ordinateurs (bureau ou pc), les logiciels (service audio, service vidéo, skype, windows live messenger, yahoo messenger, etc.), les applications mobiles (google talk ou réseau social ou skype, ou yahoo messenger ou zoom ou autres), la radio, la télévision, le télégraphe, etc. Ensuite, veuillez observer les fonctionnalités du back-office (choix du lieu, conception et envoi mailing, création site web personnalisé, gestion badge, gestion budget, gestion liste des participants, inscription en ligne, intégration des formulaires, supports reporting et calcul ROI, tracking des activités, etc.) et celles des applications mobiles (affichage agenda, enquête de satisfaction, espace networking, fil d’actus et social wall, partage et prise de photos, plan interactif, quiz, sessions questions-réponses, votes en direct, etc.). Puis, il serait de faire des inscriptions en ligne, participer à vos événements ou prendre rdv avec les experts ou partenaires ou rejoindre la scène en ligne pour assister une conférence ou tout simplement naviguer dans la boite à outils. Par ailleurs, vous pouvez également définir au préalable : le canal de communication, les contenus, les objectifs et le type d’événement…

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